在现代企业管理中，文档管理是一个至关重要的环节。随着信息技术的发展，电子化文档管理系统（EDMS）逐渐成为企业内数据存储、处理和共享的主要工具之一。然而，在选择和实施这样的系统时，许多公司面临着挑战，其中包括如何规整填料以确保数据的一致性和准确性。

规整填料：在实施EDMS之前，最重要的是对现有的纸质文件进行规整工作。这意味着需要对所有文件进行分类、归档，并且对于每个文件都要明确其内容、使用者以及是否需要保留等信息。此外，还需要为每一类文件设计相应的模板，以便于未来新产生的文档能够快速高效地被录入系统中。

选择合适的软件：由于市场上有众多EDMS产品可供选择，因此在此基础上还需根据自身业务特点来做出决策。一些关键因素可能包括成本、功能强度、用户友好度以及是否具备良好的安全保护措施。在这个过程中，一些公司可能会咨询专业顾问或参加相关展览会，以获取更多关于不同产品性能及适用场景的信息。

培训员工：成功地推广一个新的IT解决方案通常依赖于员工接受并熟练使用它。在实施了新的文档管理系统后，对所有涉及该系统的人员进行培训是非常必要的事情，这可以帮助他们理解新系統如何运作，以及如何有效地利用它来提高工作效率。

数据迁移：在将旧资料转移到新的电子化平台上时，一定要小心谨慎，因为这涉及到大量敏感数据。如果不正确地执行数据迁移过程，不仅会造成重大的时间浪费，而且可能导致错误或者丢失关键信息，因此这一步骤必须得到充分考虑和规划。

法律遵从性：无论是纸质还是数字形式，都有一系列法律法规要求企业遵守。例如，某些行业或地区可能有特定的记录保持期限，而其他地方则要求特定类型的手续流程。当选用一个新的EDMS时，就应该考虑这些法律遵从性的问题，并确保所选软件能满足这些需求。

持续改进：任何一个复杂的大型项目都会随着时间而变化。一旦启动了新的文档管理计划，就应当持续监控其运行情况，并根据反馈来自员工和客户提出必要调整。此外，与同行分享经验也是一种很好的学习途径，可以帮助避免已知的问题，从而进一步优化整个流程，使之更加高效稳定。